طراحی الگوی منسجم و پویای جاریسازی راهبردی با بهکارگیری روش
هوشین کانری (مطالعۀ موردی: وزارت نیرو)
هانیه آرزمجو *ـ استادیار مدیریت بازرگانی، پژوهشگاه نیرو، تهران، ایران
حمیدرضا پیرمراد ـ دانشجوی دکتری مدیریت استراتژیک، دانشگاه تهران، تهران، ایران
غلامرضا حیدری ـ استادیار مدیریت دولتی، پژوهشگاه نیرو، تهران، ایران
صص. 18-1
چکیده
تنها برخورداری از نوعی استراتژی بینقص، متضمن پیشرفت سازمان نیست. آنچه بیش از سند راهبردی سازمان اهمیت دارد، اجرا، پیادهسازی و نظارت بر حسن اجرای برنامه است تا ضمن رفع موانع احتمالی در مسیر تحقق اهداف و پایبندی به چارچوب آن، پویایی برنامه در پاسخ به محرکهای محیطی حفظ شود و برنامه با گذر زمان کارایی خود را از دست ندهد. این مقاله چارچوبی نظاممند برای اجرای استراتژیها برمبنای روش هوشین کانری بهمنظور یکپارچهسازی اقدامات اجرایی در پاسخ به موانع پیادهسازی سند راهبردی 1404 وزارت نیرو پیشنهاد میدهد. بدینمنظور پس از نگاهی تحلیلی به بنیانهای روش هوشین کانری، با آسیبشناسی اجرای استراتژیها از بطن مطالعات پیشین و جمعبندی نظرات ده تن از خبرگان صنعت انرژی، موانع اصلی پیادهسازی سند راهبردی 1404 وزارت نیرو با روش تحلیل محتوا در پنج محور اصلی تبیین و فرایندی نظاممند برمبنای هوشین کانری، برای رفع هر دسته از موانع پیشنهاد شد.
کلیدواژه: جاریسازی راهبردی، دیدگاه سیستمی، قابلیتهای پویا، موانع اجرای برنامه، هوشین کانری.
مقدمه
امروزه چالش اصلی مدیران ارشد سازمانها، پیادهسازی صحیح راهبردهایی است که موفقیت و بقای آنها را در شرایط متحول و پیچیدۀ محیطی تضمین کند. اما بسیاری از راهبردهایی که بهدرستی نیز تدوین شدهاند، در مرحلۀ عمل با شکست مواجه میشوند و از دلایل آن انتقال اشتباه راهبرد در سراسر سازمان، فراهمنبودن بسترهای ساختاری و فرهنگی لازم و نیز محدودیت بودجه و زمان و تخصیص ناکارای منابع به انجام پروژهها و اقداماتی است که برخی از آنها در اولویتهای راهبردی سازمان نیستند (فرجپور و نورالسناء، 1390). این موضوع سبب شده است بسیاری از برنامههای راهبردی با وجود هزینههای بسیار صرفشده در تدوین آنها و برخورداری از محتوای مناسب، به کتابچهها و گزارشهای بایگانیشده در کتابخانهها تبدیل و پس از مدتی نیز به فراموشی سپرده شوند.
پس از تدوین چشمانداز 1404 وزارت نیرو در سال 1390، نوبت به اجرای برنامۀ راهبردی رسیده است. مطالعات و تجربیات بیانکنندۀ آن است که بزرگترین چالش فراروی استقرار تفکر و برنامۀ استراتژیک در سازمانها، پیادهسازی استراتژیهای مناسب در راستای نیل به اهداف استراتژیک سازمان است که این شرایط ریشه در نگاه غیرعلمی به اجرای استراتژیها دارد. بهبیان دیگر، در بسیاری موارد نگاه برنامهریزان به تدوین استراتژیها بهعنوان نوعی علم است، اما اجرای استراتژیها هنوز بهعنوان مهارت تلقی میشود (نه علم). ضمن آنکه با توجه به فاصلۀ زمانی میان فاز طراحی و اجرای راهبردها، لازم است برای اطمینان از بهروزبودن و حفظ پویایی برنامه در پاسخ به چالشهای روز محیطی، پیادهسازی برنامه انعطاف کافی داشته باشد و بتوان به اقتضای شرایط روز با حفظ یکپارچگی برنامه و پایبندی به چارچوب کلی آن، عملیات سازمان را بهگونهای تنظیم کرد که پاسخگوی تحولات محیطی باشد.
این چالشها اساس تحقیق حاضر را شکل داده است. در پاسخ به این چالشها ضروری است پیادهسازی راهبردها برمبنای چارچوب و تکنیکی مدون انجام شود. بنابراین، محقق تلاش میکند پس از عارضهیابی و بومیسازی چالشها در بدنۀ وزارت نیرو، با بهکارگیری ابزار هوشین کانری بهعنوان نظامی موفق و پذیرفتهشده در سطح جهان، پیادهسازی راهبردها در وزارت نیرو را تسریع کند، الزامات جاریسازی راهبردها و پیوند آن با عملیات روزمرۀ سازمان را مقدور سازد و در بطن مدل هوشین کانری راهکارهایی برای رفع موانع ارائه دهد. بنابراین، سؤال اصلی تحقیق بدین شکل مطرح میشود که: اجرای راهبردها در وزارت نیرو با چه چالشهایی مواجه است؟آیا مدل هوشین کانری ابزاری یکپارچه و پویا برای پاسخگویی به همۀ الزامات و چالشهای شناساییشده در اجرای راهبردها در وزارت نیرو بهشمار میرود؟
برای پاسخ به سؤال اصلی تحقیق، ابتدا پس از بررسی و جمعبندی مبانی نظری در زمینۀ موانع پیادهسازی راهبردی و مفهوم و مبانی اصلی روش هوشین کانری، با آسیبشناسی پیادهسازی اجرای استراتژیها در بدنۀ وزارت نیرو، تلاش میشود در چارچوب هوشین کانری فرایندی ساختارمند در پاسخ به این موانع برای حفظ انسجام و پویایی برنامه و پیادهسازی موفق آن پیشنهاد شود.
پیشینۀ پژوهش
موانع جاریسازی راهبردی
اغلب نظریهپردازان حوزۀ مدیریت راهبردی، بر عواملی نسبتاً مشابه برای اجرای موفقیتآمیز راهبردها تأکید دارند. برای نمونه آکر در بحث اجرای استراتژیها بر چهار عامل کلیدی ساختار، سیستم، افراد و فرهنگ تأکید میکند. برایسون مقولاتی مانند مسائل انسانی، فرایندی، ساختاری و نهادینهکردن استراتژیها را برای اجرای موفق راهبردها مطرح میکند. دیوید نیز در بخش اجرای استراتژیها، به عواملی مانند تعیین هدفهای سالانه، تدوین سیاستها، تخصیص منابع، تغییر و تجدید ساختار، تجدید نظر در پاداش و برنامههای انگیزشی، کاهش مقاومت در برابر تغییر، وفقدادن مدیران در برابر استراتژی، تقویت فرهنگ پشتیبانی از استراتژی، تطبیق فرایندهای عملیاتی و تشکیل واحد منابع انسانی اثربخش برای اجرای موفق راهبردها اشاره میکند (بشیربنائم، 1395). اوقونموكان و همکارانش (2005) و تامپسون و همكارانش (2006) نيز عواملي را براي موفقيت در اجراي استراتژي معرفي کردهاند كه عبارت است از سازماندهي تلاشهاي كاري، فرهنگ سازماني سازنده، بودجهبندي، اجراي رويههاي تسهيلگر، بهبود مستمر، نصب سيستمهاي اطلاعاتي و عملياتي، انگيزش افراد، ارتباط برقراركردن بين پاداش و درنهايت، بهكارگيري رهبري دروني (کاسئوگلو، بارکا و کارایورموک، 2009). فقدان هريك از موارد یادشده، ميتواند در مسير اجراي استراتژيها در سازمان خلل ايجاد كند. از دیگر دلايل شكست اجراي استراتژيها، ميتوان به منتقلنشدن درست استراتژي در سرتاسر سازمان و نيز محدوديت بودجه و زمان و ناكارايي منابع در انجام پروژهها و اقداماتي اشاره کرد كه گاه اولويت استراتژيك و اهميت زیادي در جهت دستيابي به اهداف ندارند، اما قسمت اعظم منابع بهبود را به خود اختصاص ميدهند (رحیمنیا، قرهباغی، و بهپور، 1391).
مدیران سازمان برای پیشبرد اجرای استراتژی به چیزی بیش از چکلیست عوامل مؤثر بر جاریسازی نیاز دارند و لازم است در قالب چارچوبی جامع این عوامل دستهبندی شوند. یکی از این دستهبندیها به نقل از لشکربلوکی (1393)، دستهبندی هشت اهرم اجرایی مشتمل بر اقدامات فراوظیفهای، برنامههای یادگیری و بهبود سیستمهای سازمانی، سیاستها، مهارتهای تعاملی، مهارتهای تخصیصی، مهارتهای پایشی و سازماندهی و فرهنگسازی است (لشکربلوکی، 1393: 23).
در جدول 1 سعی شده است به جمعبندی اجمالی از عمده پژوهشهای معتبر انجامشده در زمینۀ شناسایی علل موفقیت یا شکست تصمیمات راهبردی در سطح جهان اشاره شود. همان طور که مشاهده میشود تعدادی از عوامل در پژوهشهای متعدد تکرار شده است و برخی نیز تنها بهصورت موردی در تحقیقی خاص اشاره شدهاند. تقریباً همۀ مدلهای اشارهشده بهصورت کلی یا با استفاده از یک مدل و شیوۀ خاص به روش اجرای استراتژی پرداختهاند. بنابراین، هرچند بررسی مدلهای یادشده دیدگاه مناسبی برای اجرای استراتژی بهدست میدهد، نمیتوان بهصورت کامل از این مدلها در زمینۀ اجرا استفاده کرد. به همیندلیل لازم است با دستهبندی این عوامل در قالب مدلی واحد به درکی جامع و طبقهبندیشده از این عوامل دست یافت.
جدول 1. عوامل کلیدی موفقیت پیادهسازی راهبردی
محقق/ محققان (سال انتشار) | عوامل کلیدی موفقیت پیادهسازی راهبردی |
واترمن و همکاران (1980) | سازگاری میان هفت عامل راهبرد، ساختار، سیستمها، سبک، کارکنان، مهارتها و اهداف زیردستان |
روی ورن هام (1984) | نبود منابع، پیشینۀ تغییرات قبلی، نبود تناسب، نارسایی در انتقال اطلاعات میان واحدها، الزامات دستیابی به اهداف متناقض |
الکساندر (1985) | طولانیشدن روند اجرا، مشکلات پیشبینینشده در روند اجرا، ناهماهنگی فعالیتهای اجرایی، توجه صرف به مسائل روزمره، توانمندنبودن کارکنان، آموزش و اطلاعرسانی ناقص به کارکنان سطوح پایین، اثر عوامل غیرقابل کنترل محیطی، رهبری نامناسب تغییر، اشارهنکردن به جزئیات اجرایی، استفادهنکردن از سیستمهای اطلاعاتی برای پایش اجرا |
کاپلان و نورتون (1996) | شفافسازی و ترجمۀ دورنما و راهبرد |
میلر (1997) | پشتیبانی، ارزیابیپذیری، اختصاصیبودن، پذیرندگی فرهنگی، مساعدت، آشنایی با محتوا و روشهای پیادهسازی، اولویتبندی برنامه، وجود منابع، تسهیل ساختاری، انعطافپذیری |
دولی و همکاران (2000) | اجماع مدیران و عاملان تغییر بر محتوا و روش اجرا، تعهد مدیران ارشد به برنامۀ راهبردی |
آکوموس (2001) | محتوای برنامۀ راهبردی، نبود اطمینان محیطی، ساختار سازمانی، فرهنگ، برنامهریزی عملیاتی، ارتباطات، تخصیص منابع، افراد، کنترل و نتیجه |
آلتوونن و ایکاوالکو (2002) | ارتباطات و عمل راهبردی، شناسایی و پشتیبانی بازیگران راهبردی و ساختارها و سیستمهای همسو با راهبرد |
منکینز و استیل (2005) | سادگی و شفافیت راهبردها، واقعگرابودن راهبردها، داشتن چارچوبی محکم، یافتن زبان مشترک، آرایش درست منابع، تشخیص صحیح اولویتها، پایش مستمر عملکرد، توسعۀ قابلیتهای اجرا |
تامپسون و همكاران (2006) | سازماندهي تلاشهاي كاري، فرهنگ سازماني سازنده، بودجهبندي، اجراي رويههاي تسهيلگر، بهبود مستمر، نصب سيستمهاي اطلاعاتي و عملياتي، انگيزش افراد، ارتباط برقراركردن بين پاداش و بهکارگيري رهبري دروني |
کریتندن (2008) | چهار متغیر ساختاری شامل اقدامات، برنامهها، سیستمها و سیاستها و چهار متغیر مهارتی شامل تعامل، تخصیص، پایش و سازماندهی |
دویت و مییر (2010) | تبدیل چشمانداز به برنامهای قابل اندازهگیری، ارتباطات و شفافیت برنامه و آگاهی کارکنان کلیدی از برنامهها، هماهنگی میان فعالیتها، سازگاری و تطابق اجزای برنامه، تخصیص منابع همراستا با استراتژیها، نظارت بر اجرا و فعالیتهای عملیاتی |
صفدری و همکاران (2013) | نبود فرصت، تشخيصصحيح ندادن گلوگاه، نبود راهكار برتر، نبود شايستگيهاي كليدي، تغيير شرايط محيطي، دلبستگي به استراتژي گذشته، پيشبيني غلط، بیتوجهی به كسبوكار اصلي، ديدگاه غلط، محدوديت منابع، تغيير سريع شرايط، فلج سازماني، تنوعگرايي بيش از حد، ديدگاه بيش از حد گسترده، اختلافات داخلي مديران، فرايندهاي بازدارنده، نبود امكان تصميمگيري، نبود توازن بين كسبوكار جاري و استراتژي، گروههاي غيررسمي |
منبع: خدادادی و پیرمراد (1395)
دستهبندی سیستمی موانع جاریسازی راهبردی
سازمانها نظامهایی پیچیده و متشکل از اجزای بسیار هستند که هریک از این اجزا میتوانند بر موفقیت یا شکست برنامه اثر بگذارند. برای درک بهتر تغییرات سازمانی باید سازمان را به اجزای آن شکست (اسمیت، 2010) تا بتوان بهطور کلی اثر هر جزء را به تفضیل بررسی کرد و با درک درست ابعاد آن، راهکاری برای رفع موانع در آن جزء پیشنهاد کرد. تقسیمهای متعددی توسط صاحبنظران مختلف تا کنون پیشنهاد شده است که در اینجا به دو مورد از آنها اشاره میشود که ارتباط بیشتری با موضوع این تحقیق دارند.
طبق نظر لشکربلوکی (1393)، دربارۀ جاریسازی استراتژی میتوان دیدگاه صاحبنظران مختلف را به سه حوزه تقسیم کرد. برخی معتقدند برای جاریسازی باید استراتژی را به برنامههای اجرایی، پروژهها و معیارهای کلیدی ترجمه کرد تا شکاف میان لایۀ استراتژی و عملیات پر شود. برخی دیگر معتقدند برای تحقق استراتژی، باید سازمان و محیط قابلیت پذیرش اجرای استراتژی را داشته باشند. بر این اساس، ساختار، فرهنگ سازمانی، سیستمها، فرایندها و ذینفعان باید زمینۀ مناسب برای اجرای استراتژی را فراهم و تسهیل کنند تا استراتژی به قولی اجراپذیر شود. گروه سوم معتقدند جاریسازی استراتژی، نوعی تغییر و دگرگونی بنیادی است و جاریسازی بهمعنای مدیریت این دگرگونیهاست و باید از تکنیکهای مدیریت تغییر در دل جاریسازی راهبردی بهره گرفت (لشکربلوکی، 1393: 26-24).
در این تحقیق سعی می شود همۀ عوامل کلیدی اثرگذار بر موفقیت یا شکست برنامۀ راهبری، طبق دستهبندی پیشنهادی دویت و مییر (2010)، در چهار دستۀ مختلف تقسیم شد تا بتوان با دقت در هر دسته به راهکارهای مطلوب دست یافت. بزرگترین تفکیکی که میتوان در یک سازمان قائل شد، تفکیک سیستم کسبوکار[1] آن از سیستم سازمانی[2]است. در شکل 1 رابطۀ بین سیستم کسبوکار با اجزای اصلی سیستم سازمانی نمایش داده شده است.
اعضای سازمان |
فرهنگ سازمانی
(روانشناسی سازمان) |
فرایندها
(فیزیولوژی سازمان) |
ساختار سازمانی
(آناتومی سازمان) |
سیستم کسبوکار |
شکل 1. رابطۀ بین سیستم کسبوکار و سیستم سازمانی
دویت و مییر (2010)
راهکار پاسخگویی به موانع جاریسازی: هوشین کانری
هوشین کانری چارچوبی نظاممند برای برنامهریزی، پیادهسازی و بازنگری در هر تغییر راهبردی برنامهریزیشده است. هدف اصلی هوشین کانری کمک به تحقق تعداد محدودی از نیات و مقاصد راهبردی اولویتدار سازمان از طریق پیوند آن با عملیات روزمرۀ سازمان است. پایه و اساس روش هوشین، بر چرخۀ بهبود مستمر دمینگ و کنترل کیفیت مبتنی است. در توسعۀ این روش به کنترل فرایندی و دلایل متنوعسازی اشارهشده در فلسفۀ «مدیریت برمبنای هدف» پیتر دراکر نیز بهرهگیری شده است (خدری احمد، 2016). هوشین کانری ماهیتی یکپارچه دارد و تحقق آن مستلزم شمول همۀ فرایندها و کارکنان کلیدی سازمان است تا زمینۀ تسری استراتژیهای یکپارچۀ سازمان به فعالیتهای روزمره از طریق تقویت و همافزایی قابلیتهای کلیدی شرکت فراهم شود. هوشین برنامهای سالانه برای دستیابی به اهدافی است که به تناسب تصمیمات کلان راهبردی در زنجیرهای از اهداف و ابزارها پیش گرفته میشود. بنابراین، هدف اصلی هوشین کانری، یکپارچهسازی همۀ فعالیتهای روزمرۀ سازمان با اهداف و چشمانداز بلندمدت سازمان است تا درنهایت وظایف تکتک کارکنان کلیدی سازمان را مشخص کند. هوشین کانری، کارکنان را تشویق به جستوجو و بررسی محیطی و توسعۀ برنامههایی برای بهبود میکند تا بر آن اساس عملیات روزمرۀ خود را در مسیری درست هدایت کنند (آکائو، 1991).
هوشین کانری بهجای تمرکز بر بهبود فرایندها در سطوحی مجزا، از دیدگاهی جزیرهای اجتناب میکند و فرایندهایی چندوظیفهای و فرابخشی را برای بهبود مد نظر قرار میدهد. مدیریت کیفیت جامع، هوشین کانری را سیستمی از قوانین و فرمها برای تشویق کارکنان به تحلیل شرایط، خلق برنامههایی برای بهبود، هدایت و بازنگری در عملکرد و بهکارگیری تصمیماتی مناسب میداند. این روش میتواند میزان دسترسی به اهداف را در فرایند بهبود مستمر بهصورت پلکانی و تجمعی اندازهگیری و در نهایت میزان تحقق اهداف کلان در درازمدت را محاسبه کند (خدری احمد، 2016). اجزای اساسی مدل هوشین کانری بهشرح زیر است (تاننت و روبرتس، 2001):
در فرایند برنامهریزی راهبردی به شیوۀ هوشین کانری، همزمان دیدگاه بالا به پایین و پایین به بالا اعمال میشود. علاوه بر تسری و اعلام اهداف بالادستی به سطوح پایینتر، در این روش، سطوح عملیاتی نیز ایدههای خلّاقانۀ خود برای بهبود فرایندها را از طریق سازوکارهای پیشبینیشده در روش، به مدیران اعلام میدارند (لپانن و کاله پکا، 2014). اهداف در سطوح مختلف بهطور منطقی و شفاف تعریف، اطلاعرسانی و کنترل میشود و برمبنای نوعی سیستم بازخورد، اهداف اصلاح و بازبینی میشود. هوشین کانری سیاستها و خط مشیهای سالانۀ شفافی را برمبنای چشمانداز و اهداف بلندمدت سازمان توسعه میدهد و از طریق برنامۀ اجرایی و نظارت مستمر بر پیادهسازی آن، دستیابی به اهداف کلان را تضمین میکند (خدری احمد، 2016). در شکل 2 تعامل میان سطوح مختلف در مدل هوشین نمایش داده شده است.
مدیریت ارشد |
بازنگری |
اهداف عملیاتی |
مدیریت میانی |
تیم اجرایی |
شاخص ها |
مدل هوشین |
شکل 2. تعامل میان سطوح مختلف در مدل هوشین کانری
منبع: لپانن و کاله پکا (2014)
وجه تمایز هوشین کانری با بقیۀ ابزارهای برنامهریزی و اجرای راهبردی در فرایند بالا به پایین و پایین به بالای همزمان آن است. با این روش مطمئن میشود چشمانداز و اهداف سازمان با شیوهای عقلائی تنظیم و تعریف شدهاند، بهخوبی در سطح سازمان اطلاعرسانی شده، بر تحقق آن نظارت و برنامه با بازخوردهای نظاممند دریافت و بهروزرسانی میشود (ویچر و بوترورث، 1999).
طبق دیدگاه مارسندن (1998)، نظام هوشین کانری بر چهار اصل استوار است:
طبق مطالب یادشده، در یک جمعبندی میتوان گفت که هوشین کانری نسبت به سایر روشهای پیشنهادی در برنامهریزی و اجرای راهبردی مزایایی بدینشرح دارد:
روششناسی پژوهش
تحقیق برمبنای هدف توسعهای است و در آن تلاش میشود پس از عارضهیابی موانع جاریسازی راهبردی در بدنۀ وزارت نیرو برای پیادهسازی سند چشمانداز 1404، به مصادیق عینی و چگونگی بهکارگیری متدولوژی هوشین کانری بهعنوان ابزاری کارا و مؤثر بهمنظور رفع این موانع اشاره شود و به همین دلیل نوع تحقیق تجویزی محسوب میشود. تحقیق برمبنای نوع دادهها، پیمایشی و از نوع کیفی است و در آن برای گردآوری دادهها، به نظرات خبرگان در قالب مصاحبههای نیمهساختارمند استناد میشود. به این شکل که برای استخراج موانع و دغدغههای اصلی در پیادهسازی برنامههای راهبردی، با ده تن از خبرگان صنعت انرژی که بهنوعی درگیر برنامهریزی کلان در حوزههای برق، آب و آبفا بودهاند و یا از مدیران ارشد اجرایی سازمانها یا نهادهای این حوزه در سطح وزارتخانه و شرکتهای مادرتخصصی بودهاند، مصاحبههایی نیمهساختاریافته انجام پذیرفت.
برگۀ مصاحبۀ استفادهشده در این تحقیق برمبنای عوامل موفقیت و شکست اجرای استراتژی که در ادبیات موضوع بدان اشاره شده بود، طراحی شد و از خبرگان خواسته شد به سه پرسش اصلی پاسخ دهند که عبارتاند از: الف) آیا عامل بیانشده در وزارت نیرو اهمیت دارد یا خیر؟ ب) وضعیت فعلی عامل بیانشده در وزارت نیرو چگونه است؟ و ج) آیا در پرسشنامه، عاملی بوده است که از دید تیم کارشناسی دور مانده باشد؟
بر این اساس پس از جمعبندی نظرات ده نفر از خبرگان صنعت انرژی و دستیابی به اشباع نظری و اجماع میان خبرگان و تکراریشدن پاسخها، با روش تحلیل محتوا تلاش شد عوامل یادشده طی فرایند کدگذاری باز و محوری در دو مرحله در پنج مقولۀ محوری سیستم کسبوکار، اعضای سازمان، ساختار سازمان، فرایندها و فرهنگ سازمانی دستهبندی شود. بر این اساس تحلیل محتوای بهکاررفته در این تحقیق، طبق تعریف سالارزاده امیری (1380) بهطور سیستمی و نظاممند انجام شده، در تحلیل دادهها روش کیفی را مبنای کار قرار داده و به بررسی محتوای پنهان و آشکار پیامها و متن مصاحبهها پرداخته است.
در ادامه، پس از دستیابی به لیستی از چالشهای موجود در مسیر موفقیت جاریسازی راهبردی در وزارت نیرو، تلاش شد با تناظر این چالشها با محورهای متدولوژی هوشین کانری، پاسخی در راستای تسهیل یا رفع چالشها طبق نظرات خبرگان پیشنهاد شود. بدینمنظور، ابتدا مزایای روش هوشین کانری نسبت به سایر روشهای جاریسازی و کنترل راهبردی، از مبانی نظری استخراج شد. سپس، در پرسشنامهای ماتریسی در تناظر با چالشها قرار گرفت که در فاز پیشین تبیین شده بود، تا میزان اثر هریک از قابلیتهای هوشین کانری در رفع چالشهای پیش روی وزارت نیرو سنجیده شود. این پرسشنامه نیمهساختارمند است تا در صورتی که از نظر خبره رفع این چالش در گرو مورد یا مواردی جز پیشنهادات متدولوژی هوشین کانری باشد، موارد یادشده را ارائه کند. برای تحلیل پرسشنامهها نیز با توجه به تعداد محدود خبرگان شرکتکننده در بررسی (پنج نفر)، از روش میانگین ساده استفاده شد. شایان یادآوری است در پاسخگویی به این پرسشنامه با توجه به اینکه به اشراف روشهای جاریسازی راهبردی و بهخصوص هوشین کانری نیاز بود، از نظرات پنج تن از خبرگان علمی استفاده شد.
یافتههای پژوهش
اولویتبندی چالشهای جاریسازی راهبردی
کدگذاری باز دادههای کتابخانهای اولیه (مشتمل بر مدلهای یادشده توسط صاحبنظران مختلف و الگوبرداری از موارد مشابه در صنعت انرژی کشورهای مختلف در جاریسازی راهبردی)، به پیدایش 86 مؤلفه منجر شد که پس از بررسیهای میدانی تحقیق (شامل 10 مصاحبۀ انجامشده با خبرگان) براساس پروتکل کدگذاری تعریف شد و تلفیق کدهای مشابه، به پیدایش 25 مؤلفه از دیدگاه صاحبنظران بهعنوان متغیرهای اثرگذار در تصمیمات ایشان بهعنوان چالشهای پیش رو در مسیر جاریسازی راهبردها منجر شد. شایان یادآوری است با توجه به نظرات دریافتشده از هر خبره، کدگذاری بهطور موازی انجام و در صورت اشاره به عاملی فراتر از آنچه در برگۀ مصاحبه یاد شده بود، توسط فرد اشاره میشد، عامل جدید نیز در مصاحبههای بعدی لحاظ میشود. بنابراین، لازم بود دادههای مصاحبهها با توجه به برابرنبودن تعداد سؤالات، نرمالسازی شوند تا دادۀ ارزشمندی بهدلیل وزن پایین از دست نرود. همانطور که پیشتر گفته شد، خبرگان به دو سؤال اهمیت چالش در جاریسازی راهبردی و وضع موجود وزارت نیرو دربارۀ آن چالش پاسخ دادند که نتیجۀ این بررسیها مطابق جدول 2 است.
جدول 2. جمعبندی امتیازات چالشهای جاریسازی راهبردی طبق نظر خبرگان
ردیف |
عنوان چالش | میانگین امتیاز | وضع موجود |
1 | تعهد و ارادۀ مدیریت ارشد | 63/66 | 55 |
2 | ساختار مالی | 59/16 | 49 |
3 | اولویتبندی اهداف | 55/25 | 47 |
4 | بهروزرسانی و انعطاف طرحها به اقتضای شرایط | 55/1 | 45 |
5 | میزان آگاهی مجریان از برنامهها | 54 | 42 |
6 | اولویتبندی اهداف و پایش پیشرفت | 52/22 | 42 |
7 | رهبری | 51/5 | 42 |
8 | سیستم ارزیابی و پاداش برای همسویی منافع فردی با سازمانی | 47/6 | 41/5 |
9 | تفکر راهبردی در مدیران و کارکنان | 46/2 | 41 |
10 | میزان توانمندی مدیریت، سرپرست و مجریان در سطح استراتژی | 45/6 | 40 |
11 | وجود زیرساختهای یکپارچه ICT | 45/3 | 40 |
12 | وجود تفکر اقتصادی | 45 | 38 |
13 | وجود پروتکلهای اجرایی | 42/8 | 37/5 |
14 | رویههای همکاری و تعلق سازمانی | 42/2 | 36 |
15 | ساختار کنترل مالی |
41/75 |
35 |
16 | انعطافپذیری و آسانبودن فرایند پیشنهاد اصلاحی در سطح پروژه |
41/7 |
35 |
17 | ظرفیت و توانمندی درون و برون سازمانی | 41/5 | 35 |
18 | سازمان یا واحد هماهنگکنندۀ اجرا | 41 | 34 |
19 | ساختار و فرایند | 40/9 | 34 |
20 | کار تیمی و گروهی | 39/6 | 33 |
21 | میزان ریسکپذیری و تحمل ابهام مجریان |
38/5 |
31/5 |
22 | توانایی مدیریت در سطح پروژه | 36/3 | 30/5 |
23 | ارتباطات | 34/5 | 30 |
24 | میزان یکپارچگی و هماهنگی مجریان | 34/4 | 30 |
25 | توانمندی تخصیص پیمان و برونسپاری فعالیتهای غیرحاکمیتی | 32/9 | 29 |
پس از اینکه عوامل مؤثر بر اجرای استراتژیها و وضعیت فعلی آنها بهدست آمد، با استفاده از روش چارکبندی، هر دو بعد اهمیت و وضع موجود، به چهار چارک تقسیم و سپس با استفاده از ماتریس ارزیابی عوامل، عوامل اصلی در اولویتبندی استراتژیها شناسایی شد. ماتریس ارزیابی عوامل از تلاقی دو بعد اهمیت و وضعیت فعلی عوامل بهدست میآید. بعد اهمیت عوامل به چهار قسمت و از «خیلی مهم تا مهم نیست»، و بعد وضعیت به چهار قسمت و از «خوب تا خیلی بد» تقسیم شده است. در این ماتریس عوامل خیلی مهم با وضعیت خیلی بد، مهم با وضعیت بد و نسبتاً مهم با وضعیت نسبتاً بد انتخاب شده و مبنای ادامۀ کار قرار گرفته است. برای هریک با توجه به تناسب اهمیتشان ضرایب 1، 2 و 3 در نظر گرفته شد. در جدول 3، خروجی نهایی اولویتبندی چالشها قابل بازبینی است.
جدول 3. اولویتبندی چالشهای جاریسازی راهبردی
ردیف | عوامل | ضریب |
1 | ساختار کنترل مالی | 3 |
2 | اولویتبندی اهداف و پایش میزان پیشرفت | 3 |
3 | بهروزرسانی و انعطاف طرحها به اقتضای شرایط | 3 |
4 | وجود زیرساختهای فناوری ICT در اجرا | 3 |
5 | تعهد و ارادۀ مدیریت ارشد | 2 |
6 | وجود پروتکلهای اجرایی | 2 |
7 | میزان آگاهی مجریان از برنامهها | 1 |
8 | رهبری | 1 |
9 | سیستم ارزیابی عملکرد و پاداش برای همسویی منافع فردی با سازمانی | 1 |
10 | وجود تفکر راهبردی در مدیران و کارکنان | 1 |
11 | وجود سازمان یا واحد هماهنگکنندۀ اجرا | 1 |
مقولهبندی چالشهای جاریسازی راهبردی
در مرحلۀ بعد کدگذاری محوری انجام و بین مفاهیم شناساییشدۀ اولویتدار در گام قبل، ارتباط برقرار شد و مؤلفهها در قالب پنج مقولۀ محوری در قالب مدل دویت و مییر دستهبندی شدند که این دستهبندی در گروه کانون مطرح و تأیید شد. دلیل دستهبندی موارد در چارچوبی از پیش تعریفشده، اطمینان از جامعیت و مانعیت دستهبندی و مغفولنماندن عاملی کلیدی است تا از نگاه چندبعدی و یکپارچه به همۀ اجزای مدل اطمینان حاصل شود. برای پرهیز از کلیگویی در مدل و تشریح جزئیات آن، لازم است به مؤلفههای جزئی مدل نیز اشاره قرار شود و مبنای ارائۀ راهکارها در گام بعد قرار گیرد.
شکل 3. مقولهبندی چالشهای جاریسازی راهبردی
تناظر چالشهای جاریسازی راهبردی با محورهای هوشین کانری
در این مرحله پس از شناسایی چالشهای اصلی در مسیر جاریسازی راهبردها در بدنۀ وزارت نیرو، لازم است بررسی شود که هوشین کانری بهعنوان ابزاری برای پیادهسازی وکنترل راهبردی تا چه حد میتواند پاسخی به این چالشها بدهد و مسیر تحقق اهداف را آسان کند. بدینمنظور در قالب نوعی پرسشنامۀ ماتریسی روی مقیاس یازدهتایی نظرات پنج تن از خبرگان علمی مسلط در مباحث راهبردی، گردآوری شد. مقیاس از امتیاز صفر (بیاثر) تا امتیاز 10 (رفع کامل چالش) را شامل میشد. خلاصۀ نظرات در جدول 4 آمده است. با توجه به ابعاد ششگانۀ مدل هوشین کانری (بیشترین مجموع میانگین امتیازات برای رفع هر چالش= 60)، فرض بر این گذاشته شد که اگر مجموع میانگین امتیاز کسبشدۀ چالش بیشتر از 30 باشد، ابزار هوشین کانری بیش از 50 درصد در رفع چالش مؤثر است و با اجرای استراتژی با این ابزار میتوان به رفع چالش امیدوار بود. با توجه به یافتهها، هوشین کانری چالشهای وجود پروتکلهای اجرایی، وجود سازمان یا واحد هماهنگکنندۀ اجرا و وجود زیرساخت ICT را حل نمیکند و لازم است از ابزارهای مکمل استفاده شود.
جدول 4. میزان اثر گامهای هوشین کانری در رفع چالشهای جاریسازی راهبردی
گامهای هوشین کانری
چالشها |
تدوین چشمانداز پنجساله با مکانیزمی دوسویه با توجه به ظرفیتها | برنامههای یکساله و هدایت منابع به سمت راهبردهای اولویتدار | تفویض فعالیتها به واحدها برای پیشنهاد طرحها و شکست برنامه تا سطح فردی | اجرای دقیق، شناسایی الزامات و بسیج منابع برای پیشگیری از مشکلات | نظارت مستمر بر میزان پیشرفت، ریشهیابی مشکلات و پیشنهادهای اصلاحی در سطح عملیات | تحلیل و تشخیص سالانۀ مدیریتی برای بهبود مستمر و حفظ انعطاف برنامه | |
سیستم کسبوکار | بهروزرسانی و انعطاف طرحها به اقتضای شرایط | 5/4 | 10 | 10 | 9/2 | 5/4 | 2/9 |
اولویتبندی طرحها و استراتژیها | 3/0 | 10 | 8/9 | 1 | 2/3 | 9 | |
اعضای سازمان | رهبری و ایجاد انگیزه | 3/7 | 6/5 | 4/9 | 8/9 | 9/6 | 0 |
سیستم ارزیابی عملکرد و پاداش | 2/0 | 0 | 5/8 | 8/9 | 10 | 6/5 | |
ساختار سازمانی | ساختار کنترل مالی | 2/1 | 8/9 | 7/7 | 5/8 | 2/1 | 6 |
وجود پروتکلهای اجرایی | 0 | 2/6 | 5/6 | 8/6 | 6/1 | 0 | |
وجود سازمان یا واحد هماهنگکننده | 5/0 | 0 | 2/2 | 7/1 | 2 | 2/2 | |
فرایندها | وجود زیرساخت فناوری اطلاعات | 0 | 0 | 2/3 | 6/6 | 3/0 | 0 |
میزان آگاهی مجریان از برنامهها | 5/8 | 8 | 10 | 5/9 | 1/9 | 5/0 | |
فرهنگ سازمانی | تعهد و ارادۀ مدیریت ارشد | 10 | 10 | 1/1 | 9/1 | 8/9 | 4/8 |
وجود تفکر راهبردی در مدیران و کارکنان | 7/9 | 2/9 | 3/9 | 3 | 7 | 8/9 |
بحث و نتیجهگیری
موفقیت استراتژیک سازمان در صورتی محقق خواهد شد که استراتژیهای صحیح بهدرستی در سازمان جاری شوند. استراتژیهای بسیاری هیچگاه پیاده نشدهاند و یا در کشاکش رویارویی با ناهمواریهای داخلی و محیطی از پیشروی بازماندهاند. جاریسازی راهبردی ابعادی پیچیده دارد که تنها با پیروی از چند اصل ساده، یک چکلیست خاص یا مدلی صرف بدون داشتن چارچوبی جامع و ساختیافته راه به جایی نمیبرد.
متأسفانه اغلب سازمانهای ایرانی با ادبیات و روشهای جاریسازی راهبردی ناآشنا هستند و در عمل توان اجراییکردن راهبردها را ندارند تا در عملیات روزمرۀ سازمان جاری و ساری و منشأ تحولاتی چشمگیر در سازمان شود. موانع بسیاری در سازمان وجود دارد که با هموارسازی آنها با سرعت و قدرت مناسب خواهد توانست در مسیر تحول گام بردارد. در این مقاله سعی شد پس از احصا و بومیسازی این موانع، از متدولوژی هوشین کانری بهعنوان راهکاری برای پاسخگویی به این چالشها استفاده شود. با اینوجود، یافتههای تحقیق نشاندهندۀ آن هستند که این ابزار نیز بهتنهایی جامعیت کافی برای پاسخگویی به همۀ چالشها را ندارند و لازم است با نگاهی سیستمی، با بهرهگیری از چند ابزار مکمل به غنای آن افزود.
هوشین کانری: راهکاری برای رفع چالشهای جاریسازی راهبردی
هوشین کانری روشی جایگزین برای غلبه بر مسائل پیشآمده در مسیر برنامهریزی راهبردی است. در هوشین کانری اهداف کلان توسط مدیران ارشد سازمان تنظیم و به اطلاع مدیران سطح پایینتر میرسد تا ایشان نیز تلاشهای سطوح پایینی را در راستای تحقق اهداف بالادستی هماهنگ کنند. بنابراین، هوشین کانری روشی ساختمند برای ارتباطات، تخصیص وظایف و بهکارگیری نیروها ارائه میکند.
رفع مشکلات اساسی موجود در مسیر مدیریت راهبردی، با توجه به محیطهای پیچیده و در حال تغییر امروزی، مستلزم تغییری اساسی در فرایند هدایت برنامههای راهبردی است. تمرکز فرایندهای برنامهریزی راهبردی نباید بر ارائۀ راهکارهایی برای مشکلات موجود باشد. بلکه لازم است در فرایندی مستمر و فعالانه ریشههای شکلگیری و ویژگیهای بارز هر مشکل شناسایی شود تا علاوه بر پیشگیری از بروز مشکلات در طول زمان، این فرایند به یادگیری سازمانی نیز منجر گردد (خدری احمد، 2016). چنین فرایندی به نگاهی یکپارچه، چندبعدی، فرابخشی و مستمر نیاز دارد که در بطن آن مکانیزمهای خوداصلاحی نیز دیده شده باشد. بهدلیل برخاسته بودن روش هوشین کانری از چرخۀ بهبود مستمر دمینگ، یکی از قوتهای آن سازگاری و انطباقپذیری با شرایط متفاوت است و موارد زیر را پوشش میدهد:
ابزارهای مکمل پیشنهادی برای رفع چالشهای جاریسازی راهبردی
نکتۀ پایانی اینکه باید توجه داشت همۀ موانع بر سر راه جاریسازی راهبردی برطرفشدنی نیستند و گاه باید کارکنان را توانمند ساخت تا بتوانند در مقابل این موانع، مقاومت کنند و به لحاظ ذهنی آمادگی پذیرش این تغییرات را داشته باشند. در توانمندسازی، افراد باید احساس کنند با وجود موانع قادر به اقدامات مؤثر هستند و میتوانند برای تحقق راهبردها گامهای اثربخشی بردارند (لشکربلوکی، 1393: 156). استراتژی از جنس تغییرات اساسی و بنیادی است و جاریسازی آن به بهکارگیری تکنیکهای مدیریت تغییر و تحول نیاز دارد تا بتوان آن را به تغییراتی پایدار، عمیق و نهادینه در سازمان مبدل کرد. تغییرات یکپارچه و جامع به اعمال تغییراتی هماهنگ در کلیۀ جنبههای سازمانی نیاز دارند تا بتوان از دستیابی به نتایج در درازمدت مطمئن شد. تأکید بیش از حد بر برنامهها و فرایندهای از پیش تدوینشدۀ تغییر، سبب بیتوجهی مدیران به جنبههای انسانی تغییر میشود و در فقدان توجه به عامل انسانی در سازمان، میزان پذیرش تغییرات توسط کارکنان بهطور چشمگیری کاهش مییابد و در نهایت تلاشهای تغییر با مشکلاتی جدی روبهرو میشود. نکتۀ دیگری که سبب شکست برنامههای تغییر در سازمانها میشود، نبود رویکردی جامع است که روی آن محققان مختلف اتفاق نظر داشته باشند (آرزمجو، رحمانسرشت و ناصحیفر، 1393). ارزیابی و ارتقای آمادگی وزارت نیرو در پذیرش تغییرات راهبردی، ابزار مکمل دیگری است که در این تحقیق مبنای عمل قرار گرفت تا براساس آن زمینۀ پایداری و نهادینگی راهبردها در سازمان با کمترین اصطکاک ممکن فراهم شود و با بهبود سطح بلوغ سازمان، بستر فرهنگی برای اجرای برنامه را فراهم آورد.
Referecnces
Akao, F. (1991). Hoshin Kanri: Policy Deployment for Successful TQM. Cambridge, MA.: Productivity Press.
Arazmjoo, H., Rahmanseresht, H. & Nasehifar, V. (2015). The integrated change acceptance model with hybrid- exploration approach. Journal of Business Management Perspective, 13 (19), 71-89. (in Persian)
Bashir Banaem, Y. (2016). Strategy Execution: the missing link in the implementation process of strategy, Journal of Parliament & Strategy, 86, 237-269. (in Persian)
De Wit, B. & Meyer, R. (2010). Strategy: Process, Content, Context; An international Perspective. Cincinnati, OH: South Western Publication.
Farajpour, G. & Noor o’ Sana R. (2012). Integrated framework for developing and implementing strategy in Iran Post, International Journal of Industrial Engineering & Production Management, 22 (1), 78-90. (in Persian)
Holsti L. (2002). Content analysis for the social sciences and humanities (2nd edition), Tehran: Allameh Tabatabaee University Publication. (in Persian)
Khadri Ahmed, H. (2016). A proposed systematic framework for applying Hoshin Kanri strategic planning methodology in educational institutions. European Scientific Journal, 12(16), 158-194.
Khodadadi , A. & Pirmorad, H. (2016). Implementation of visions and long-term plan of Ministry of Energy , Tehran: Niroo Research Institude (NRI).
Koseoglu, M., Barca, M. & Karayormuk, K. (2009). A study on the causes of strategies failing to success. Journal of global strategic management, 6, 77-91.
Lashkarbolooki, M. (2015). Implementation strategy, step by step guide to implement the strategy in practice, 3rd edition, Tehran: Aryana Ghalam Publication. (in Persian)
Leppanen, N. & Kalle-Pekka, A. (2014). Study of the Hoshin Kanri strategy deployment elements in Sappi Kirkniemi Paper Mail. Master’ Thesis: Tampere University of Applied Sciences.
Marsenden, N. (1998). The use of hoshin kanri planning and deployment system in the service sector: an exploration. Total Quality Management, 9(4), 167-171.
Rahimnia, F., Ghare baghi N. & Behpour A. (2012). A conceptual model to investigating organizational barriers in implementing strategy and organizational health through organizational culture, Fourth conference of planning and urban management, 1-15, Mashhad: Ferdosi University. (in Persian)
Smith, J. (2010). Air force organizational change: tracing the past- mapping the future. Published PhD. thesis: Faculty of Washington State University.
Stacy, R. (2011). Strategic Thinking and the Management of Change. (translated by: Jafari, M. & Kazemi Movahhed M.), Tehran, Rasa Publications. (in Persian)
Tannent, C. & Roberts, P. (2001). Hoshin Kanri: A tool for strategic policy deployment. Knowledge & Process Management, 8(4), 262-269.
Witcher, B. & Butterworth, R. (1999). Hoshin Kanri: How Xerox Manage. Long Range Planning, 32(3), 323-332.
Witcher, B., Chau, V. & Harding, P. (2008). Dynamic Capabilities: Top Executive Audits and Hoshin Kanri at Nissan South Africa. International Journal of Operations & Production Management, 28(6), 540-561.
* نویسندۀ مسئول: هانیه آرزمجو E-mail: h_arazmjoo@yahoo.com
[1]. Business system
[2]. Organizational system
[3]. Catch ball